ALGEMENE VOORWAARDEN ESTATE EVENTS
Artikel 1
In deze Algemene Voorwaarden dient te worden verstaan onder:
• het Evenement: de door Estate Events B.V. gevestigd te Apeldoorn, te organiseren evenementen; of in samenwerking met Estate Events te houden evenement, waarvoor de Overeenkomst tot deelname is/ wordt gesloten.
• de Organisator: Estate Events B.V.
• de Standhouder: iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie Estate Events B.V. een Overeenkomst tot deelname heeft gesloten.
• de Standruimte: de stand en/of tent en bijbehorende gehuurde vierkante meters van een standhouder op het Evenement;
Artikel 2 – Overeenkomst tot deelname
Deelname aan een evenement komt tot stand na ontvangst van de Overeenkomst tot deelname van de standhouder en de bevestiging/honorering hiervan door de organisator, dan wel nadat de Standhouder schriftelijk akkoord is gegaan met een door de Organisator verstrekte offerte.
Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
De door een Standhouder op de Overeenkomst tot deelname dan wel op de offerte, zelf aangebrachte wijzigingen en aanvullingen, en overige afwijkende of aanvullende afspraken maken slechts deel uit van de overeenkomst van deelname, indien schriftelijk door de Organisatie bevestigd.
De Organisator behoudt zich het recht voor een deelname om haar moverende redenen te weigeren. Voorts behoudt de Organisator zich het recht voor om bij acceptatie van de deelname voorrang te verlenen aan derden.
Artikel 3 – Standruimte
De Organisator kan in bijzondere gevallen besluiten een reeds verleende Standruimte in te trekken, zonder dat de Standhouder aanspraak kan maken op vergoeding van de schade. De organisator behoudt zich tevens het recht voor aan de Standhouder een Standruimte met een kleiner of groter oppervlak toe te kennen dan is aangevraagd door de Standhouder.
Artikel 4 – Bijzondere activiteiten
Indien de Standhouder tijdens het evenement in zijn stand een bijzondere activiteit of happening wenst te organiseren, waaronder alles dient te worden verstaan dat redelijkerwijs niet kan worden geacht deel uit te maken van de door de Standhouder te exposeren goederen, is dit slechts toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisator.
Artikel 5 – Op en afbouw
De Organisator stelt de Standhouder in de gelegenheid om voorafgaand aan het evenement de stand op te bouwen en in te richten alsmede om direct na het evenement de stand af te bouwen. Het aantal op- en afbouwdagen wordt door de Organisatoren vastgesteld en wordt tenminste drie weken van tevoren, of zoveel later als de Overeenkomst tot deelname tot stand komt, per mail dan wel mondeling aan de Standhouder meegedeeld. De met de op- en afbouw gepaard gaande kosten zijn geheel voor rekening van de Standhouder. De Standhouder is gehouden om alle aanwijzingen c.q. opdrachten gegeven door de Organisator tijdens of in het kader van de op- en afbouw op te volgen c.q. uit te voeren.
Artikel 6 – Aanwijzingen en instructies
De Standhouder is verplicht alle aanwijzingen en/ of instructies van de Organisator welke betrekking hebben op richting en verloop van het evenement, evenals alle aanwijzingen en/ of instructies van de Organisator gegeven tijdens en verband houdende met het evenement, te allen tijde op te volgen c.q. uit te voeren.
De Standhouder dient de instructies die ter plaatse worden gegeven door de Organisator, plaatselijke overheden en/of eigenaren van het evenemententerrein en/of beheerders van het evenemententerrein, te allen tijde op te volgen. De organisator is niet aansprakelijk voor hieruit voortvloeiende kosten en/of schade.
Artikel 7 – Openingstijden stand
De Standhouder verplicht zich te conformeren aan de door de Organisator gestelde openingstijden van het evenement, wat inhoudt dat de Standhouder zijn/haar stand gedurende de openingstijden openstelt voor het publiek. Het is aan de Organisator voorbehouden sancties en/ of een boete op te leggen aan een standhouder die zijn stand sluit gedurende de openingstijden van het evenement.
Artikel 8– ontvangst goederen
Indien de Standhouder goederen aflevert of laat leveren op of bij het evenementen terrein dient hij zelf zorg te dragen voor ontvangst c.q. acceptatie en intern transport van die goederen. Op de Organisator rust geen enkele verplichting of aansprakelijkheid ter zake.
Artikel 9 – Alcohol op een tijdelijk evenement
In het kader van de wetgeving van de Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit is het niet toegestaan zwak-alcoholhoudende dranken (<15% alcohol) te verstrekken, of online bestellingen van zwak-alcoholische dranken voor bezoekers te doen op een tijdelijk evenement zonder in bezit te zijn van een ontheffing Artikel 35 van de drank- en horecawet. Deze ontheffing dient de Standhouder zelf aan te vragen bij de Gemeente waar het evenement plaatsvindt. Indien van toepassing zal de Organisator kenbaar maken aan de Standhouder dat deze ontheffing door de Organisator wordt aanvraagt. Het is niet toegestaan op het evenement zwak-alcoholische drank in flessen te verkopen. Verstrekken of online bestellingen doen van sterk-alcoholische drank is ten alle tijden verboden.
Artikel 10 – Etenswaren
In het geval dat etenswaar niet bedoeld voor directe consumptie, door de standhouder wordt aangeboden moeten de eisen van het Warenwetbesluit Hygiëne van levensmiddelen (uitwerking in de Hygiënecode voor de Horeca), het Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen, de Verordening (EG) 852/2004 en de Drank- en Horecawet in acht worden genomen. Wij verwijzen met name naar de voorschriften van de Voedsel- en warenautoriteit Hygiënecode Ambulante Handel.
Het is de Standhouder niet toegestaan om, bijvoorbeeld in het kader van een bijzonder evenement als bedoeld in artikel 4 van de Algemene Voorwaarden, een cateraar in te schakelen, danwel voedsel of dranken te verkopen voor directe consumptie zonder toestemming van, c.q. goedkeuring door, de Organisator.
Artikel 11 – Onderverhuur
Onderverhuur van de stand door Standhouder om niet of tegen betaling is niet toegestaan. In geval Standhouder toch zijn of haar stand wil delen of een deel van de stand wil laten invullen door derden, dient Standhouder dit schriftelijk aan te vragen. De organisator zal dit beoordelen en schriftelijk goed- of afkeuren. Indien Organisator schriftelijk toestemming verleent de stand gedeeltelijk door derden in te laten vullen, behoudt de Organisator zich uitdrukkelijk het recht voor hiervoor hieraan voorwaarden te verbinden, waaronder betaling van een vergoeding.
Mocht tijdens het evenement blijken dat er sprake is van onderverhuur terwijl de Standhouder hiervoor geen schriftelijke toestemming heeft dan brengt de Organisator alsnog, per bedrijf waarvoor toestemming had moeten worden verleend, een bedrag ter grootte van 100% van de standhuur in rekening. Tevens behoudt de Organisator zich het recht voor om de goederen van derden onmiddellijk te laten verwijderen van de stand en het evenement.
Artikel 12 – Betalingen
De Organisator is gerechtigd te factureren zodra de overeenkomst tussen Estate Events en de Standhouder tot stand is gekomen. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen dient betaling te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. De Organisator is gerechtigd betalingen van de Standhouder eerst in mindering te brengen op diens nog openstaande schulden jegens de Organisator.
Het niet of niet tijdig betalen van de factuur betreffende deelname aan het evenement en de daaraan verbonden standhuur ontbindt de Overeenkomst tot deelname niet. Een eventuele optie/ en of aanspraak op een afgesproken stand komt bij niet of niet tijdige betaling van de factuur te vervallen. De Standhouder blijft echter verplicht tot het voldoen van de totale standhuur en/ of andere verschuldigde bedragen. De Organisator behoudt zich het recht voor om de Standhouder geen standruimte ter beschikking te stellen en/of de toegang tot het evenement en/of tentoonstellingsgebouw, c.q. het evenemententerrein te ontzeggen indien de volledige standhuur niet voor aanvang van het evenement is voldaan.
Indien de Standhouder niet aan zijn financiële verplichtingen voldoet, is de Organisator gerechtigd tot het in rekening brengen van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten evenals tot het in rekening brengen van wettelijke rente, gerekend vanaf de vervaldag van de verschuldigde bedragen, zonder dat daarvoor enige ingebrekestelling is vereist. De Organisator is gerechtigd de invordering van de door de Standhouder verschuldigde bedragen uit handen te geven.
Artikel 13 – Annuleringen en wijzigingen deelname
Een Overeenkomst tot deelname bedoeld in artikel 2 van deze Algemene Voorwaarden kan niet eenzijdig door de Standhouder worden ingetrokken of gewijzigd (waaronder begrepen vermindering van het aantal vierkante meters Standruimte) noch kan de Overeenkomst eenzijdig door de Standhouder worden geannuleerd.
De organisator kan een verzoek tot annulering van de Overeenkomst tot deelname honoreren onder de voorwaarde dat de Standhouder aan de navolgende annuleringsvergoeding voldoet:
• Een verzoek tot annulering, ingediend meer dan twee maanden vóór aanvang evenement, onder de voorwaarde van betaling aan de Organisator van een annuleringsvergoeding van € 150,- excl. BTW aan de Organisator.
• Een verzoek tot annulering minder dan twee maanden vóór aanvang van het evenement onder de voorwaarde van betaling aan de Organisator van een annuleringsvergoeding van 50% van de overeengekomen deelname kosten, een en ander vermeerderd met de verschuldigde BTW.
• Een verzoek tot annulering minder dan 4 weken vóór aanvang van het evenement onder de voorwaarde van betaling aan de Organisator van een annuleringsvergoeding van 100% van de overeengekomen deelname kosten, een en ander vermeerderd met de verschuldigde BTW.
Of zoveel meer, als naar het oordeel van de Organisator dient te worden betaald als compensatie voor de ten gevolge van de annulering of wijziging gemaakte of nog te maken kosten.
Artikel 14 – Overmacht
De Organisator is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt.
Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop de Organisator geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor de Organisator niet in staat is de verplichtingen na te komen. Onder overmacht wordt in elk geval verstaan: oorlog of daarop gelijkende situaties, brand, oproer, vandalisme, sabotage, boycot, werkstaking in het bedrijf van de Organisator, zodanig ziekteverzuim van personeel van de Organisator dat de uitvoering van de overeenkomst ernstig wordt belemmerd, blokkade, epidemie en/of pandemie en van overheidswege opgelegde maatregelen die nakoming verhinderen.
De organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere onvoorziene omstandigheden, daaronder begrepen overmacht, de data voor het evenement te wijzigen, ofwel het evenement geen doorgang te doen vinden, zonder dat de Standhouder in die gevallen enige aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade, dan wel terugbetaling van de overeengekomen vergoeding
Artikel 15 – Maatregelen
De Organisator heeft het recht om tegen de Standhouder die handelt in strijd met de bepalingen van de Overeenkomst tot deelname, daaronder begrepen de in deze Algemene Voorwaarden opgenomen bepalingen, of die door of namens de Organisator verstrekte aanwijzingen c.q. opdrachten niet opvolgt c.q. uitvoert, zonder voorafgaande waarschuwing op kosten van de Standhouder de navolgende maatregelen te nemen:
• met onmiddellijke ingang de standhouder de toegang tot het evenement en/of de expositie en/of het tentoonstellingsgebouw en bijbehorende terreinen te weigeren en/of
• zijn stand te doen sluiten en/of ontruimen en/of
• de tentoongestelde goederen alsmede al hetgeen is opgebouwd en aangebracht onder zich te houden, zonder dat de Standhouder recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade en/of
• gepresenteerde goederen waar geen toestemming tot presentatie voor gegeven is te laten verwijderen en/of
zonder toestemming geplaatste bouwwerken af te laten breken en/of
• teveel door Standhouder in beslag genomen buitenruimte te beperken door het laten verwijderen van goederen.
Artikel 16 – Risico en aansprakelijkheid
• Goederen van de Standhouder, waaronder begrepen de emballage, bevinden zich op het evenemententerrein voor rekening en risico van de Standhouder.
• De Standhouder is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vereiste vergunningen en toestemmingen ter zake van zijn deelname aan het Evenement en zijn Evenement gerelateerde activiteiten, alsmede voor de naleving van de in relatie tot diens activiteiten toepasselijke wet- en regelgeving.
• De Organisator is niet aansprakelijk in geval van tegenvallende bezoekersaantallen ten opzichte van de geprognosticeerde of opgegeven aantallen.
• De organisator is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de Standhouder, door zijn personeel, door personen die die op welke wijze ook voor de standhouder of in opdracht van de standhouder werkzaam zijn, door houders van aan hem verstrekte toegangsbewijzen, dan wel door diens bezoekers uitgezonderd in geval van grove schuld of nalatigheid zijdens de Organisator.
• De standhouder is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, en/of van houders van door hem verstrekte toegangsbewijzen wordt veroorzaakt, alsmede voor schade die op welke wijze ook door zijn goederen en diensten wordt veroorzaakt.
• De Standhouder vrijwaart de Organisator voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen de Organisator zouden kunnen doen gelden.
•Voor ieder geval van schade die de Standhouder mocht toebrengen aan het Evenemententerrein waar het evenement wordt gehouden, zal de Standhouder een contractuele boete aan de Organisator verschuldigd zijn van € 1500,– excl. BTW per geval, onverminderd het recht van de Organisator om de volledige schade op de Standhouder te verhalen en onverminderd de in dit artikel door de Standhouder aan de Organisator verleende vrijwaring.
• De Organisator is niet verplicht zich te mengen in geschillen waarbij zij geen partij is, waaronder begrepen doch niet beperkt tot geschillen tussen Standhouders onderling of geschillen tussen Standhouders en bezoekers.
• Elke aansprakelijkheid van de Organisator is beperkt tot het bedrag dat onder de betreffende aansprakelijkheidsverzekering van de Organisator wordt uitgekeerd, met dien verstande dat in het geval van ontbreken van dekking de aansprakelijkheid van de Organisator is beperkt tot de door de Standhouder op grond van de Overeenkomst tot deelname verschuldigde vergoedingen.
Artikel 17 Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op de Overeenkomst tot deelname, daaronder begrepen deze Algemene Voorwaarden, is Nederlands recht van toepassing. De rechtbank Gelderland is bij uitsluiting bevoegd betreffende geschillen aangaande de Overeenkomst tot deelname te oordelen.
Artikel 18
Deze Algemene Voorwaarden maken integraal deel uit van de tussen de Standhouder en de Organisator gesloten Overeenkomst tot deelname. Indien een of meerdere van de bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing.